Belangrijk om eerst vast te stellen wie fiscaal gezien eigenaar is van de fiets (i.v.m. wel/geen WKR):

1. Eigendom van werknemer -> kosten fiets komen ten laste van vrije ruimte WKR
2. Eigendom leasemaatschappij -> fiets wordt ter beschikking gesteld aan werknemer, bijtelling 7%, eventueel bruto verrekenen, geen WKR benodigd
3. Eigendom werkgever -> fiets wordt ter beschikking gesteld aan werknemer, bijtelling 7%, eventueel bruto verrekenen, geen WKR benodigd

1. Fiets eigendom werknemer (fietsplan)

Het fietsplan is de alom bekende optie, die al jaren kan worden toegepast. Werknemer zoekt zelf een fiets uit. Werkgever betaalt (een deel van) de factuur. Werknemer betaalt het deel wat werkgever heeft betaald terug via brutoloon en heeft hiermee belastingvoordeel. Werkgever ontvangt het volledig betaalde bedrag van de fiets terug en heeft voordeel in werkgeverpremies ten tijde van bruto-netto verrekening. Nadeel is dat het deel wat werkgever vergoed incl. BTW ten laste komt van de vrije ruimte in de WKR (fiets is vanaf aanschaf gelijk eigendom van werknemer). Hou dus goed in de gaten hoeveel ruimte er beschikbaar is om eindheffing van 80% te voorkomen.

2. Fiets is eigendom van leasemaatschappij (leasefiets)

Relatief nieuw is de mogelijkheid voor een leasefiets. Werkgever least een fiets voor werknemer via een leasemaatschappij, looptijd contract normaliter 36 maanden. Zie bijvoorbeeld https://www.lease-a-bike.nl/. Werknemer betaalt 7% bijtelling over de fiscale waarde van de fiets voor privégebruik, dit komt in de praktijk (afhankelijk van de waarde van de fiets en het jaarloon van werknemer) neer op enkele euro’s netto per maand. Het voordeel is dat een leasefiets niet ten laste komt van de WKR omdat de werknemer niet de eigenaar is van de leasefiets. Nadeel: de leasekosten zijn voor rekening van de werkgever dus werkgever dient bereid te zijn kosten te maken. Indien werkgever niet bereid is om kosten te maken kan de combinatieregeling een optie zijn.

• Nader uitgelegd: de combinatieregeling: Om de kosten voor het leasen van een fiets te verleggen naar de werknemer kan een werkgever ervoor kiezen een fiets te leasen en de maandelijkse factuur van de leasekosten (incl. kosten voor verzekering en onderhoud) 36 maanden lang via het brutoloon verrekenen met het salaris van de medewerker. Doordat het een leasefiets is (en daardoor geen eigendom van werknemer) komt dit niet ten laste van de vrije ruimte van de WKR. Werknemer betaalt 7% bijtelling voor privégebruik. Na 36 maanden kan de werknemer ervoor kiezen om de leasefiets over te nemen tegen ca 15% restwaarde (vooraf vastleggen met leasemaatschappij). Dit deel van ca 15% kán werkgever vanuit de WKR vergoeden, het is de keuze van werkgever om het fiscale voordeel te gunnen aan de werknemer waardoor deze arbeidsvoorwaarde kostenneutraal is voor werkgever en nóg voordeliger voor werknemer. Gedurende de 36 maanden verrekening van de leasefactuur heb je als werkgever een voordeel in werkgeverpremies en heeft werknemer een belastingvoordeel. Dit voordeel valt voor iedere werknemer anders uit, dit kan vooraf berekend worden door de salarisadministratie om hier inzicht in te krijgen.

3. Fiets is eigendom van werkgever (leasefiets)

Het zelf aanschaffen van een fiets (door werkgever) en vervolgens ter beschikking te stellen aan werknemer is ook een mogelijkheid. De looptijd zal dan in plaats van 36 maanden 60 maanden zijn (een fiets is na 5 jaar fiscaal gezien afgeschreven, 20% per jaar). Na deze periode kan de werknemer de fiets ‘overnemen’. Op moment van overname is het restantbedrag fiscaal gezien € 0 (volgens richtlijnen Belastingdienst) en heb je dus geen WKR vrije ruimte nodig. Nadeel is dat deze regeling een doorlooptijd heeft 5 jaar. Het kan via een maandelijkse verrekening maar bv. 5 jaar lang het vakantiegeld hiervoor inzetten is ook mogelijk.

• Aanvullende optie: Renteloze lening voor een fiets: Een werkgever mag anno 2024 werknemers een renteloze lening verstrekken voor het aanschaffen van een fiets. Werknemer dient deze lening terug te betalen (bv. in een periode van 1 tot 5 jaar). Voor dit bedrag kan werknemer zelf een fiets aanschaffen. Daarnaast kan werkgever de medewerker een vergoeding per kilometer voor woon-werkverkeer geven. De werknemer kan deze vergoeding inzetten voor aflossing van de lening. De aanschaf van de fiets gaat niet ten laste van de vrije ruimte in de WKR omdat er sprake is van een lening die werknemer moet terugbetalen. De terugbetaling van de lening gaat eveneens niet ten koste van uw vrije ruimte omdat de werknemer de lening aflost met een gerichte vrijstelling (de kilometervergoeding). Voor het rentevoordeel geldt een nihil-waardering.

Belangrijk bij alle opties: win vooraf goed advies in over de mogelijkheden!

Er is geen “one size fits all”. De verschillende mogelijkheden hebben verschillende voor- en nadelen. De vrije ruimte van de WKR verschilt ieder jaar. Ook de opties kunnen per werknemer anders uitpakken (fiscaal gezien i.v.m. de bruto-netto verrekening). Wij kunnen per methode doorrekeningen maken zodat duidelijk is wat het gaat kosten/opleveren. Dat heeft te maken met wel/niet bruto netto verrekenen, mate van loonheffingsvoordeel, eventuele uitkeringen en toeslagen.

Dan is het ook belangrijk goed na te denken over wie je dit wil aanbieden. In principe dien je iedereen gelijk te behandelen en kun je er dus niet op voorhand voor kiezen om de ene werknemer wel een fiets aan te bieden en de andere werknemer niet. Daarom goed om hier wat verder bij stil te staan en een regeling toe te passen die voor jou als werkgever ook haalbaar en betaalbaar is. Je zou een maximumbedrag kunnen instellen, zodat duidelijk is tot welk bedrag jij als werkgever gaat meebetalen. De fiets kun je zien als een mooie extra flexibele arbeidsvoorwaarde welke je kan opnemen in een personeelsreglement.

Verder is het belangrijk om, welke regeling je ook kiest, de afspraken met de werknemer schriftelijk vast te leggen in een overeenkomst. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over vroegtijdig uit dienst, langdurige ziekte en afspraken rondom het gebruik (schade/diefstal van de fiets). Werknemer dient bovendien altijd schriftelijk in te stemmen met een fiscale verrekening/inhouding op het loon omdat het zijn of haar sv-loon tijdelijk verlaagd.

Meer informatie? Neem gerust contact met ons op: via deze link.