Je kent Tankstation Leus vast wel. Maar wist je dat er achter het tankstation, de carwash en bakeries een team van 90 medewerkers werkt? Dat vraagt om een efficiënte HR-aanpak. HR-medewerker Annegreet van der Veen implementeerde samen met Jorieke van Bilanx HR Workflows Nmbrs. Het resultaat? Minder administratief werk en meer tijd voor medewerkers.

Met vier tankstations, vier wasstraten en twee bakeries verdeeld over zeven locaties in Nederland is Leus al lang geen plek meer waar je alleen komt tanken. Naast A-kwaliteit brandstoffen vind je er een carwash en shops waar je terechtkunt voor verse, luxe belegde broodjes. En op de hoofdlocatie in Almelo gebeurt dat allemaal op één plek. “De bakery is hartstikke druk,” vertelt Annegreet. “We krijgen ook veel bestellingen van bedrijven. Het voelt hier soms meer als een horecazaak waar je toevallig ook kunt tanken, dan als een tankstation waar je een broodje haalt.”

HR-processen naar een hoger niveau

Toen Annegreet in maart 2024 bij Leus begon, lag er een duidelijke HR-uitdaging: meer aandacht voor het personeel. “Dat begint gek genoeg bij de administratie,” legt ze uit. “Als je de administratieve processen versimpelt en stroomlijnt, houd je tijd over om er écht voor je mensen te zijn. En hier ging alles nog op papier. Contracten werden geprint, handmatig ondertekend en opgeslagen in mappen. Dat moest anders.”

Leus schakelde hun vaste accountant Bilanx in. “Een logische keuze,” zegt Annegreet. “De samenwerking met Bilanx verloopt altijd goed, dus het voelde vanzelfsprekend om hen hierbij te betrekken.” De keuze viel op HR Workflows Nmbrs, met Jorieke van Bilanx als begeleider.

“Ik werd vanaf het begin betrokken: wat is belangrijk, hoe moet de workflow eruitzien? Vooral het indiensttredingsproces moest sneller. Dat is gelukt,” vertelt ze. Nu verloopt alles digitaal. “Nieuwe medewerkers vullen hun gegevens via de app in, leveren documenten aan en ondertekenen hun contract digitaal. Ook de directie zet eenvoudig een handtekening. Alles in een paar minuten geregeld.” Het systeem bespaart tijd en biedt huidige medewerkers direct toegang tot hun contract, loonstroken en bijvoorbeeld de leasefietsregeling.

Meer tijd voor mensen

“Digitaliseren is fijn, maar je wilt de persoonlijke verbinding met medewerkers niet verliezen. Dat is waar het om draait.” Dankzij Nmbrs heeft Annegreet nu tijd voor wat echt telt: de medewerkers. “Het afgelopen jaar heb ik alle vaste medewerkers gesproken over hoe het gaat, wat beter kan en waar ze hulp bij nodig hebben. Daar had ik zonder Nmbrs nooit de tijd voor gehad. Mijn doel is dat iedereen met plezier naar het werk komt. Daar heb ik nu veel meer tijd voor en grip op.”

Daarnaast zorgt Nmbrs ervoor dat medewerkers zelf grip hebben op hun zaken. “Iedereen wil snel en makkelijk zijn loonstrook, jaaropgave of contract kunnen inzien. Nu kan dat allemaal in één overzichtelijke app. Dat scheelt mij tijd, maar het geeft medewerkers ook een gevoel van controle.”

Samenwerken met Bilanx

De samenwerking met Bilanx verliep soepel. “Als ik iets wil aanpassen, geef ik het door aan Jorieke of doe ik het zelf. Die flexibiliteit is heel fijn,” zegt Annegreet. “Bilanx adviseerde ons, maar het voelde echt als samenwerken. Een nieuw systeem implementeren is altijd een proces met kleine hobbels, bugs en optimalisaties. Maar het ging verrassend vlot.”

“Met Nmbrs hebben we een stevige basis gelegd. Nu bouwen we verder. Nieuwe uitdagingen pakken we samen met Bilanx op.”

Jorieke speelde daarin een belangrijke rol. “Ze is echt een HR-expert. Ze vroeg steeds: wat heb je écht nodig? Hoe zie je dit voor je? Ze bracht ideeën en kennis in waar ik veel aan had. We hebben samen het hele proces uitgedacht, van sollicitatie tot uitdiensttreding.”

Benieuwd of HR Worlflows Nmbrs ook past bij jouw bedrijf? Of heb je andere vragen over personeel & salaris? We denken graag met je mee! Neem contact met ons op via 0546-549530.