Deze regeling is afgeleid van de best practice bepaling II.1.6. van de Nederlandse Corporate Governance code van 9 december 2003.

1. Definities

Artikel 1
In deze regeling wordt verstaan onder:

• Het kantoor: BILANX Accountantskantoor B.V., BILANX Adviseurs B.V. en BILANX Financial Planners B.V.
• De werknemer: degene die al dan niet in dienst is van het kantoor
• Leidinggevende: degene die leiding geeft aan de werknemer
• Onafhankelijkheidsfunctionaris: de door het bestuur aangestelde persoon om als zodanig voor het kantoor te functioneren
• Compliance officer: de door het bestuur aangestelde persoon om als zodanig voor het kantoor te functioneren
• Een vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot het kantoor, onder meer in verband met:
  a) Een (dreigend) strafbaar feit
  b) Een (dreigende) schending van wet- en regelgeving
  c) Een (dreigende) schending van interne procedures en regelgeving
  d) Een (dreiging van) bewust onjuist of onrechtmatig informeren van belanghebbenden
  e) Een (dreiging van het) bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die ons kantoor schade kunnen opleveren.

2. Procedure

Artikel 2
1. Een werknemer meldt een vermoeden van een onregelmatigheid intern bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht danwel indien dit niet van toepassing is bij de onafhankelijkheidsfunctionaris/compliance officer.

2. De leidinggevende of de onafhankelijkheidsfunctionaris/compliance officer legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, vast. Indien de melding is gedaan bij de leidinggevende brengt de leidinggevende de onafhankelijkheidsfunctionaris/compliance officer onverwijld op de hoogte van de melding.

3. De onafhankelijkheidsfunctionaris/compliance officer stuurt een ontvangstbevestiging aan de werknemer of derde die een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld.

4. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid door de onafhankelijkheidsfunctionaris/compliance officer ingesteld.

5. De werknemer die het vermoeden van een onregelmatigheid meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van de onregelmatigheid is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder
toestemming van de onafhankelijkheidsfunctionaris/compliance officer wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten het kantoor en zijn netwerkorganisaties. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer voor zover mogelijk gewaarborgd is.

6. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door de onafhankelijkheidsfunctionaris/compliance officer schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een onregelmatigheid (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.

Artikel 3
1. De werknemer kan het vermoeden van een onregelmatigheid melden bij de voorzitter van het bestuur als bedoeld in artikel 1, indien:
a. hij het niet eens is met het standpunt of de verlengingstermijn voor behandeling als bedoeld in artikel 2 lid 6;
b. het vermoeden van een onregelmatigheid de onafhankelijkheidsfunctionaris/ compliance officer betreft.

2. De voorzitter van het bestuur legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast.

3. De voorzitter van het bestuur stuurt een ontvangstbevestiging aan de werknemer die een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld.

4. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid door de voorzitter van het bestuur ingesteld.

5. De werknemer die het vermoeden van een onregelmatigheid meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van de onregelmatigheid is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder
toestemming van de voorzitter van het bestuur wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten het kantoor en zijn netwerkorganisaties. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer voor zover mogelijk gewaarborgd is.

6. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de
werknemer door de voorzitter van het bestuur schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een onregelmatigheid (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.

3. Rechtsbescherming

Artikel 4
De werknemer die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan.

4. Inwerkingtreding

Artikel 5
Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2007