Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

1. Het accountantskantoor: BILANX Accountantskantoor B.V..
2. Melder: de (ex-)medewerker of andere persoon die door zijn of haar werkzaamheden met het accountantskantoor in aanraking is gekomen. Hieronder zijn in ieder geval mede begrepen uitzendkrachten, gedetacheerden en andere ingehuurde personen.
3. Vermoeden van een maatschappelijke misstand: Het vermoeden van de Melder dat binnen het accountantskantoor sprake is van een ernstige misstand voor zover:
   a) het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de Melder in zijn dienstbetrekking bij het accountantskantoor heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de Melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij het accountantskantoor
   b) het maatschappelijk belang in het geding is bij in ieder geval:
   i. de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift
   ii. een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid
   iii. een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen
   iv. een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu
   v. een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelenof nalaten.
4. Kwaliteitsbepaler: degene(n) die is benoemd als kwaliteitsbepaler binnen het accountantskantoor.
5. Raadsman: iedere persoon die het vertrouwen van de Melder geniet en op wie uit hoofde van zijn beroep of ambt een geheimhoudingsplicht rust omtrent het aan hem/haar gemelde. Indien de Raadsman een medewerker is die in dienst is van het accountantskantoor, dan is op de Raadsman de rechtsbescherming van artikel 21 van de Wet op de ondernemingsraden en artikel 7:658b BW van overeenkomstige toepassing.
6. Vertrouwenspersoon: diegene die door de directie is aangewezen om in het kader van deze regeling als zodanig te functioneren om voor het accountantskantoor als vertrouwenspersoon te fungeren. Indien de Vertrouwenspersoon een medewerker is die in dienst is van het accountantskantoor, dan is op de Vertrouwenspersoon de rechtsbescherming van artikel 21 van de Wet op de ondernemingsraden en artikel 7:658b BW van overeenkomstige toepassing.
7. Externe Partij: onder Externe Partij wordt in deze regeling, buiten de gevallen van artikel 6 lid 3 van deze regeling, verstaan:
   a) Een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten, zoals het OM.
   b) Een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift, zoals Inspectie SZW.
   c) Een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, zoals het Huis voor Klokkenluiders.

Artikel 2 Interne melding

1. De Melder doet de melding van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand aan de Vertrouwenspersoon volgens de in deze regeling beschreven procedure, tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in Artikel 6 onder 2 van deze regeling. Bij twijfel of als er sprake is van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand, kan de Melder dit te goeder trouw en zonder aanziens des persoons toetsen bij de Vertrouwenspersoon of een Raadsman alvorens een formele melding te doen.
2. Indien de melding van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand de Vertrouwenspersoon betreft, vindt deze plaats aan de directie of de Raadsman. De Vertrouwenspersoon legt die melding met vermelding van de ontvangstdatum schriftelijk vast en laat die melding voor akkoord tekenen door de Melder, die daarvan een afschrift ontvangt. Deze brengt de Kwaliteitsbepaler zo spoedig mogelijk op de hoogte van een gemeld Vermoeden van een maatschappelijke misstand met vermelding van de datum waarop de melding ontvangen is.
3. Na ontvangst van de melding wordt zo spoedig mogelijk een onderzoek gestart. Daarbij wordt door de Vertrouwenspersoon in overleg met de Kwaliteitsbepaler of de Raadsman beoordeeld of een Externe melding gedaan moet worden.
4. Zowel de Melder als degene aan wie het Vermoeden van een maatschappelijke misstand is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk.

Artikel 3 Vertrouwenspersoon

1. De Vertrouwenspersoon treedt op als procesbewaker bij de meldingsprocedure.
2. De Vertrouwenspersoon functioneert met gezag, geloofwaardigheid en is in die hoedanigheid onafhankelijk van (de leiding van) het accountantskantoor.

Artikel 4 Raadsman

1. De Melder kan in het kader van de melding van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand een Raadsman inschakelen en zich desgewenst door deze laten vertegenwoordigen.

Artikel 5 Standpunt

1. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding, wordt de Melder door de Vertrouwenspersoon of de Kwaliteitsbepaler schriftelijk op de hoogte gesteld van het inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld. Vermoeden van een maatschappelijke misstand. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. Het standpunt wordt geformuleerd met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de te verstrekken (bedrijfs)informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen, zoals privacyregelgeving.
2. Als het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de Melder door de Vertrouwenspersoon dan wel door de Kwaliteitsbepaler hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de Melder het standpunt tegemoet kan zien.

Artikel 6 Externe melding

1. De Melder kan na het doorlopen van de procedure inzake de interne melding als bedoeld in artikel 2 een melding aan een Externe partij van het Vermoeden van een maatschappelijke misstand overwegen indien:
   a) de Melder het niet eens is met het standpunt en de voorgenomen acties als bedoeld in artikel 5 en van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd;
   b) de Melder, ook na navraag, geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn(en) als bedoeld in artikel 5.
2. De Melder kan direct een melding aan een Externe partij van het Vermoeden van een maatschappelijke misstand met voorbijgaan aan de interne meldingsprocedure overwegen, indien het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde in de navolgende situaties waarbij sprake is van:
   a) acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
   b) de Melder een redelijk vermoeden heeft dat de hoogste verantwoordelijke binnen de organisatie van het accountantskantoor bij de door hem of haar vermoedde maatschappelijke misstand betrokken is;
   c) een situatie waarin de Melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van de interne melding;
   d) een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
   e) een eerdere melding overeenkomstig de procedure van hetzelfde Vermoeden van een maatschappelijke misstand, die het Vermoeden van een maatschappelijke misstand niet heeft weggenomen;
   f) een wettelijke plicht tot directe melding aan een Externe partij.
3. Uitsluitend in het geval naar het redelijk oordeel van de Melder hij of zij te goeder trouw een Vermoeden van een maatschappelijke misstand meldt omdat naar zijn of haar redelijk oordeel er van een zodanig zwaarwegend  maatschappelijk belang sprake is, dat dit belang in de omstandigheden van het geval zwaarder moet wegen dan het belang van het accountantskantoor bij geheimhouding, dan kan onder Externe partij in de zin van lid 1 of lid 2 van dit artikel eveneens worden verstaan een andere externe derde die naar het redelijk oordeel van de Melder in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen opheffen of doen opheffen. De Melder houdt daarbij enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee de door hem gekozen andere externe partij kan ingrijpen en anderzijds met het belang van het accountantskantoor bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen. Melder zal alleen een in dit lid bedoelde externe melding doen als er geen andere, potentieel minder schadelijke alternatieven voorhanden zijn.

Artikel 7 Waarvoor is deze Klokkenluidersregeling niet bedoeld

1. Deze klokkenluidersregeling vervangt niet de procedures voor omgang met (individuele) klachten, onregelmatigheden of schendingen ten aanzien van het kwaliteitsbeleid en/of het stelsel van kwaliteitsbeheersing door interne of externe personen. Voor dergelijke zaken dient de desbetreffende klachtenprocedure te worden gevolgd.

Artikel 8 Rechtsbescherming Melder

1. De Vertrouwenspersoon zal de identiteit van de Melder zo veel als mogelijk geheim houden. Indien geheimhouding van de identiteit van de Melder niet mogelijk is in verband met verdere acties die genomen moeten worden om het Vermoeden van een maatschappelijke misstand te bestrijden, zal de Vertrouwenspersoon eerst contact opnemen met de Melder voor overleg.
2. De Melder van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand die te goeder trouw en zorgvuldig handelt valt onder de rechtsbescherming van artikel 7:658b. Dat betekent dat de Melder door of vanwege zijn of haar melding van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand op geen enkele wijze wordt benadeeld. Dat wil zeggen dat de Melder in verband met het doen van een melding niet door het accountantskantoor en/of zijn/haar collega’s slechter wordt behandeld dan hij/zij zou zijn behandeld als hij/zij geen melding had gedaan. Deze rechtsbescherming geldt zowel tijdens de behandeling van de interne of externe melding als daarna.
3. Indien bij het onderzoek blijkt dat niet kan worden bevestigd dat sprake is van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand, terwijl Melder zorgvuldig heeft gehandeld, dan zullen geen maatregelen tegen de Melder worden genomen.
4. Indien uit het onderzoek blijkt dat een melding valselijk of te kwader trouw is gedaan, dan kan dit een grond zijn om, in redelijke verhouding tot die grond, maatregelen te treffen jegens de Melder. Wanneer de Melder door een bepaalde persoon wordt gestraft, oneerlijk wordt behandeld of anderszins zonder redelijke grond wordt benadeeld, zal dat gevolgen hebben voor die persoon.
5. Van zorgvuldig handelen is in ieder geval sprake indien:
   a) de Melder de desbetreffende feiten eerst intern aan de orde heeft gesteld als bedoeld in artikel 2 van deze regeling, tenzij dat in redelijkheid niet van hem/haar kon worden gevergd zoals voorzien in deze regeling;
   b) de Melder bij een melding aan een Externe partij zoals voorzien in deze regeling de feiten op een passende en evenredige wijze bekend maakt;
   c) de Melder een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden heeft dat de betreffende feiten juist zijn als bedoeld in artikel 1 lid 3 sub a van deze regeling;
   d) bij de melding aan een Externe partij een maatschappelijk belang in het geding is als bedoeld in artikel 1 lid 3 sub b van deze regeling; en
   e) bij de melding in de zin van artikel 6 lid 3 van deze regeling het belang van die melding in maatschappelijk opzicht prevaleert boven het belang van het accountantskantoor bij geheimhouding.

Artikel 9 Privacy

1. Alle persoonsgegevens die het accountantskantoor verwerkt in het kader van deze regeling zullen uitsluitend gebruikt worden om de doelstellingen van deze regeling te vervullen. De gegevens zullen alleen worden verstrekt aan personen die deze nodig hebben voor deze doeleinden, of ter naleving van de wet, dan wel een zwaarwegend publiek belang. Als een melding niet gegrond blijkt te zijn, zullen alle gegevens met betrekking tot de melding zo snel mogelijk worden vernietigd, tenzij de gegevens noodzakelijk zijn voor het zekerstellen van bewijs in een eventuele procedure.
2. Als een melding gegrond blijkt te zijn, dan zullen de gegevens die samenhangen met het onderzoek binnen twee maanden na afronding van het onderzoek verwijderd worden, tenzij er disciplinaire maatregelen getroffen worden, of de gegevens noodzakelijk zijn voor het zekerstellen van bewijs in een eventuele procedure.

Artikel 10 Slotbepalingen

1. Deze regeling treedt in werking op 1-11-2023.
2. Deze regeling is door een meerderheid van de personeelsleden goedgekeurd op 31-10-2023.
3. Deze regeling wordt aan de bij het accountantskantoor werkzame personen digitaal beschikbaar gesteld door opname in het kwaliteitssysteem.

Vanaf het moment van inwerkingtreding is R. Weverink als Vertrouwenspersoon ten behoeve van deze regeling benoemd.